ขั้นตอนการปฏิบัติงานการคืนหลักประกันสัญญา

1. ตรวจสอบสัญญาซื้อขายหรือสัญญาจ้าง และเรียงลำดับการครบกำหนดค้ำประกันของหลักประกันสัญญาตามสัญญาที่เกิดขึ้นในแต่ละปี

2. ก่อนครบกำหนดการค้ำประกันสัญญา ประมาณ 1 เดือน จัดทำเอกสารแจ้งให้หัวหน้าหน่วยงานผู้ครอบครองพัสดุที่รับผิดชอบดูแลบำรุงรักษาพัสดุนั้น ๆ ตรวจสอบงานจ้าง      หรือครุภัณฑ์ว่ามีข้อชำรุดบกพร่องหรือไม่ หากพบความบกพร่อง หรือชำรุด ให้ดำเนินการแจ้งให้คู่สัญญาแก้ไขงานให้เรียบร้อยทันที และแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบอีก       ครั้ง จนกว่างานจะเรียบร้อย

3. เมื่อครบกำหนดการคืนหลักประกัน ให้ทำหนังสือขออนุมัติคืนหลักประกันสัญญา พร้อมแนบเรื่อง ตรวจสอบงานหรือครุภัณฑ์ทดำเนินการเรียบร้อยแล้ว

4. กรณีนำเงินสดมาเป็นหลักประกันสัญญาให้นำต้นฉบับหนังสืออนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานและเรื่องตรวจสอบงานหรือครุภัณฑ์ส่งฝ่ายการเงินเพื่อทำเรื่องคืนเงินให้แก่คู่สัญญา โดยสำเนาเอกสารต้นเรื่องขออนุมัติทั้งหมดเก็บไว้กับสำเนาสัญญาซื้อขายหรือสัญญาจ้าง

5. กรณีนำหลักประกันสัญญาเป็นหนังสือค้ำประกันสัญญา ให้ทำหนังสือส่งคืนหลักประกันสัญญาแก่คู่สัญญาจ้าง พร้อมแนบต้นฉบับหนังสือค้ำประกันส่งฝ่ายการเงินเพื่อทำเรื่องคืนหนังสือค้ำประกันให้แก่คู่สัญญาต่อไป   โดยสำเนาเอกสารต้นเรื่องขออนุมัติทั้งหมดเก็บไว้กับสำเนาสัญญาซื้อขายหรือสัญญาจ้าง

6. ทำการเก็บเอกสารเรื่องการอนุมัติคืนหลักประกันสัญญา เรื่องตรวจสอบงานหรือครุภัณฑ์ สำเนาหนังสือส่งคืนหลักประกันกับคู่สัญญา โดยเก็บไว้กับสำเนาสัญญาซื้อขายหรือสัญญาจ้าง และเก็บเข้าแฟ้มตามปีงบประมาณที่ทำสัญญา